Novinky: Jak a proč je možné zakázat soukromé projekty

Dobrá zpráva: primaERP jsme obohatili o další užitečné funkce.

Pracujete-li s více uživateli, potěší vás možnost exportovat tabulku Týmový přehled do PDF a dalších formátů. Pokud vám scházelo políčko pro zadání platebních údajů, najdete ho nově v Nastavení účtu na kartě Obecné. Poslední novinkou je funkce Neumožnit soukromé projekty v nastavení Time Trackingu, o kterou nás žádali někteří administrátoři. Proč jsme takovou funkci vyvinuli a jak převést soukromé projekty na veřejné vysvětlíme v následujícím příběhu.

Potíže se soukromými projekty

Šéf Kryštof má potíže: jeho podřízení často vytvářejí ve svém TimeTrackingu v primaERPu soukromé projekty a myslí si, že je mohou sdílet s ostatními. Zrovna včera se zlobil s Markem, že mu chybí výkaz hodin odpracovaných na projektu Alfa. „Ale vždyť je tam mám“, odporoval Marek a ukazoval svému šéfovi výkaz. Ano, hodiny změřené opravdu měl, ovšem na soukromém projektu.

Nebylo to poprvé, a tak se Kryštof obrátil na podporu primaERPu pro radu, co s tím. Nemohl by jako administrátor získat přístup i do soukromých projektů svých lidí? Je přeci šéf!

S tímto nápadem jsme všichni v primaERP zásadně nesouhlasili. Jde přeci o soukromí vás uživatelů!

V práci už jste si zvykli zaznamenávat čas strávený nad prací pro jednotlivé klienty. Proč byste zkušenosti s time managementem nemohli aplikovat i v osobním životě. Ale co je do toho vašemu šéfovi? Souhlasíme, vůbec nic.

Marek ale rozhodně neměl v úmyslu skrývat, že na novém projektu Alfa pracuje dnem i nocí. Jen ať to šéf ví! Marek ale v primaERPu nenašel založený příslušný projekt a jako muž činu se rozhodl, že si ho založí sám. Přehlédl, že u projektu bylo zaškrtnuto políčko „Soukromý“, protože Marek nemá přidělenou roli Správce projektů Time Tracking. Nevšiml si ani varování, že související časové záznamy uvidí jen on.

Jak změnit soukromý projekt na veřejný

 Jak z toho ven? Přece nebudeme Marka nutit ručně přepisovat časové záznamy za poslední dva měsíce na veřejný projekt.

Vzhledem k tomu, že na projektu Alfa pracuje pouze Marek a žádný veřejný projekt ještě nebyl vytvořen, může Marek svou chybu napravit ve správě projektů kliknutím na háček u slova „Soukromý“.  Před tím ale musí nejprve požádat administrátora o alespoň dočasné přidělení role Správce projektů Time Tracking, bez níž nelze zakládat ani upravovat veřejné projekty.

V sekci Členové pak už Marek jenom vybere, zda do projektu přizve všechny uživatele, nebo jen některé.

Pokud už by v systému existoval kromě Markova soukromého projektu i veřejný, kam by reportovali další uživatelé, bylo by vhodnější data mezi projekty přesouvat pomocí hromadných změn, jak si ukážeme v samostatném článku Hromadné úpravy: Jak přesunovat záznamy mezi projekty

Jak zakázat soukromé projekty

Protože stejný problém Kryštof řešil s kolegy již mnohokrát a hodně se s tím nazlobil, požádal nás, zda není možné prostě uživatelům privátní projekty zakázat. Pro naše šikovné programátory to nebyl problém. Nově má tedy Kryštof možnost Markovi i ostatním uživatelům privátní projekty zakázat. Stačí v Nastavení Time Tracking přejít na záložku Funkce a u položky Neumožnit soukromé projekty změnit stav na Zapnuto.

Markovi ovšem nic nebrání založit si zdarma na www.primaerp.com pro soukromé účely jiný účet a může tak vesele dál měřit třeba kolik hodin učí svého papouška mluvit.