Proč používat cloudový software pro zaznamenávání času a docházky

Myšlenku využití podnikových informačních systémů v cloudu je někdy těžké přijmout a nehledě na určité zlepšení a „pokrok“, zůstává stále kontroverzní. Existuje však množství nástrojů, zejména pro záznam času a docházky, které mohou mít výrazný vliv na zvýšení výkonu a produktivity, obzvlášť v malých a středních podnicích.

1. Úspora za IT služby
Použití cloudových programů znamená, že nemusíte utrácet čas a peníze za implementaci softwaru, konfiguraci hradwaru ani jeho údržbu. Cloudové aplikace běží na externích serverech, takže pro chod systému nepotřebujete mít žádné interní oddělení IT. Technickou podporu získáte okamžitě prostřednictvím e-mailu, telefonu, chatu apod.

2. Úspora času, peněz a administrativní práce
Pokud zaznamenáváte čas a docházku tradičním způsobem, související s tím procesy mohou být neefektivní a zdlouhavé. Například manuální zadávání dat a administrativa spojená s papírovými výkazy může rychle zvýšit výdaje. Cloudové aplikace automatizují tyto procesy a šetří čas vašim zaměstnancům.

3. Lepší přizpůsobení vašemu podnikání
S cloudovými aplikacemi se nemusíte přizpůsobovat pevným plánům a neměnným řešením. Platíte jenom za počet uživatelů/zaměstnanců, kteří v danou chvíli systém reálně využívají. V případě potřeby se to dá kdykoliv upravit, což může být obzvlášť výhodné pro startupy, malé a střední podniky nebo firmy, kde je velká fluktuace zaměstnanců.

4. Automatické aktualizace zdarma
V případě koupě systému, který neběží v cloudu, obvykle získáte poslední verzi. Ale až tato verze zestárne a vy budete chtít novou, budete si za to muset připlatit. Počítejte rovněž i s časovou investicí na instalaci a seznámení s novými funkcemi. U cloudových aplikací probíhají aktualizace automaticky, jsou bezplatné a vy pro jejich implementaci nepotřebujete nic extra.

5. Dostupné odkudkoliv a kdykoliv 
Pokud používáte aplikace v cloudu, můžete se k nim připojit kdykoliv a kdekoliv. Jedinou podmínkou je přístup k internetu. V případě zaznamenávání docházky mohou zaměstnanci jednoduše zadávat čas příchodu a odchodu jak z kanceláře, tak i z mobilního zařízení (ocení např. doručovatelé, nosiči nebo konzultanti), zatímco zaměstnanci, kteří se starají o mzdy, mohou prohlížet, tisknout nebo exportovat informace v reálném čase. Pokud podnikáte v různých lokalitách nebo máte více poboček, můžete mít všechno pod kontrolou pomocí jediné aplikace. Veškeré informace o docházce vašich zaměstnanců budou kdykoliv přístupné na jednom místě.

I když otázka bezpečnosti dat zůstává stále populární a představuje významnou překážku v použití cloudových aplikací, měli bychom mít na paměti, že pro tyto aplikace platí striktní bezpečnostní předpisy. O bezpečnost dat se starají odborníci, kteří chrání uživatelské informace. Když se říká, že používat cloudové aplikace je riskantní, ve skutečnosti je toto riziko srovnatelné s jakýmkoli jiným systém, který neběží v cloudu. Navíc cloudové aplikace pro zaznamenávání času a docházky nabízí tolik očividných výhod (menší náklady, nižší riziko, větší flexibilita atd.), že se vyplatí zvážit jejich použití v každém podniku. Včetně toho vašeho. :-)