Čas je nejcennějším firemním zdrojem. Chováte se k němu tak?

"Nejnákladnějším výdajem je vynaložení času". Tento výrok je přisuzován Antifonovi, současníkovi Sokrata. Už ve antickém Řecku tedy věděli, že čas je výdajem, se kterým je třeba počítat, proč na to tedy tak často nebereme ohled my, moderní lidé? V každé firmě držíme v úzkostlivém pořádku účetnictví, přesně víme, kolik se pořídilo kancelářských sponek a kafe, za kolik nakupujeme a za kolik prodáváme. Víme ale, kolik nás to opravdu stojí času?

Výběr propisek

Produkční prohledá internet a sesbírá vzorek možných propisek, s marketingovým ředitelem pak dají do kupy finální tři, které odprezentují generálnímu řediteli (protože to je pochopitelně věc, do které ředitelé rádi mluví). Jedna z nich se mu zalíbí, horší to už je s její cenou, takže následuje kolečko vyjednávání a jeho výsledkem je krásná 10% sleva. Při pětitisícové objednávce tužek po 10 Kč je to krásná pětitisícová úspora. Nebo ne? počítejte s námi.

Celkem padlo 9,5 hodin práce, téměř čtvrtina pracovního týdne, na výběr tužek. Z toho 4 hodiny na vyjednávání o pětitisícové slevě. Kolik stojí hodina asistenta, včetně odvodů a nákladů na pracovní místo (počítač, internet, světlo, teplo)? Kolik hodina  marketingového ředitele? A kolik hodina ředitele firmy? Máte spočítáno? Tak to vynásobte dvěma, protože nejde jen o čas, který ztratili vyjednáváním o ceně, ale i tím, že se nevěnovali něčemu užitečnějšímu.

Asi nás rovnou napadne deset způsobů, jak proces z příkladu vylepšit, ale máme skutečně na čem  stavět? Data pro tento příklad jsem totiž získal způsobem, který se v podobných případech v mnoha firmách používá. Napůl jsem je odhadl, napůl jsem si je vycucal z prstu. Vidíte ten nepoměr? Cenu propisek máme změřenou na korunu přesně, v čase nám haprují hodiny (a tedy i tisícovky či více) a spoléháme se na odhady.

Čas v kritických procesech

"Nákupů propisek" probíhají ve firmách desítky, ne-li stovky ročně. Nicméně lidský čas je běžnou součástí kritických procesů firmy, tedy těch, které vám vydělávají peníze. Pokud nejste schopní sledovat časové náklady jednotlivých vašich projektů a produktů, máte jen nepřesné informace o jejich ziskovosti - a to bez ohledu na to, že znáte cenu posledního šroubku.

Čas v podpůrných odděleních

Druhým velkým konzumentem času jsou podpůrná oddělení, jejichž práce se na výnosech firmy projevuje jen nepřímo - oddělení IT, účetní, správa majetku, často i marketing. Konkrétní zařazení oddělení se může lišit, pro dopravní firmu je kritickou správa autoparku, provozovatelé e-shopů zase kroutí hlavou, jak jsem mohl marketing schovat mezi podpůrné procesy. Společným jmenovatelem podpůrných projektů je, že tvoří velkou část nákladů firmy, a že je potřeba tyto náklady přiřadit konkrétním projektům.

Měřit, měřit a ještě jednou měřit

Strávený ani potřebný čas nelze přesně odhadnout, ne bez předchozí zkušenosti a přesných záznamů. Potřebujete prostě mít o vašem čase přehled. 

Samotné jeho sledování je ve firmách relativně náročné, musí být detailní a poskytovat dost informací, ale zadávání přitom musí zůstat snadné. Většina dostupných nástrojů splňuje lépe jedno nebo druhé, těch vyvážených je jako šafránu. Snažíme se o to, aby naše, primaERP Time Tracking, taková byla:-)

Čas je pro vaší firmu vzácnějším zdrojem než peníze, tak mu věnujte ALESPOŇ takovou péči.