10+1 způsobů, jak být více produktivní – II

Jak jsme slíbili v pondělím prvním díle našeho seriálu, je tu středa a s ní i pokračování. V dnešním, nejobsáhlejším, článku si přestavíme několik metod, které Vám pomůžou dosáhnout Vašeho cíle bez technologií, jen pomocí vlastní vůle. Nemusíte se ovšem bát žádných extrémních změn, jen menších kroků, které Vás dostanou tam, kde byste chtěli být.

A jaké techniky to tedy jsou?

1)      Určování priorit

Mohlo by se zdát, že Vaše okna jsou už tak špinavá, že jejich umytí nestrpí odkladu. Jste si ale jistí, že to tak opravdu je? Není něco jiného, co byste měli dělat, ale podvědomě odkládáte? V časech, kdy rozhodně nemáme času nazbyt je důležité, si určit, které úkoly by měly být předmětem naší pozornosti a které ještě den nebo dva vydrží. Zde se dostáváme k naší první metodě – metodě ABC.

Cílem je rozdělit své povinnosti na 3 skupiny:

-          A: skupina a by měla obsahovat úkoly, které musí být udělány co nejdříve, odložení nepřipadá v úvahu. Pokud v této skupině máte více než jeden úkol, rozdělte si je dále opět podle priority na A-1 až A-počet úkolů. 
-          B: tato skupina zahrnuje úkoly, co jsou stále důležité, musí se udělat, ale nehrozí žádné nebezpečí, pokud nebudou udělány ještě dnes. Následky z odložení budou mírné. K činnostem v této skupině se nepřesunujte, dokud nemáte hotovo vše ze skupiny A 
-          C: nejméně podstatné úkoly. Bylo by hezké, kdybyste je stihli, ale vůbec nic se nestane, když je vynecháte. Zde patří například volnočasové aktivity.

Jakmile máte seznam hotový, můžete se pustit do činností označených A-1 a postupně se propracovávat dále. Celý seznam byste měli mít vytvořený jen pro následující den, ne déle. Proto je dobré si vyhradit chvíli předcházející večer nebo hned ráno a dát seznam daného dne dohromady. Pak už máte cíle jasné a můžete se pustit do práce.

2)      Stop multitaskingu

I když by se multitasking mohl jevit jako dobrý nápad (Stihnete toho přece více za kratší dobu, ne?), opak je pravdou. Při multitaskingu je naše pozornost rozdělena mezi mnoho různých činností a žádné se vlastně nevěnuje naplno.  Což znamená. Že i když Vám přijde, že odpovídáním na email a zároveň posloucháním šéfa šetříte čas, ve skutečnosti odvádíte horší práci než obvykle, jste náchylní k nedorozuměním a děláte více chyb.

Základní ponaučení zde je: soustřeďte se na tu činnost, kterou právě děláte a nerozptylujte se ničím jiným. Pokud je úkolů opravdu hodně, vraťte se k bodu jedna tohoto článku a vytvořte si ABC seznam.

3)      Snězte žábu

Slavný citát Marka Twaina říká: „Jako první věc hned ráno snězte živou žábu a nic horšího Vás celý den nepotká“.

Hlavní myšlenkou zde je, že jakmile pokoříte nejobávanější a nejnepříjemnější úkol dne, budete mít hned z rána něco hotovo a do všeho ostatního se Vám bude pouštět mnohem snadněji. Prvním krokem je určit, co je pro tento den Vaší „žábou“. Druhý krok je o něco obtížnější, a to se samotným úkolem vůbec začít. Jakmile ale toto všechno pokoříte, nic Vám už nebude stát v cestě mít krásný zbytek dne.

4)      Zapisujte si vše, co Vás rozptýlilo

Představte si, že jste se konečně usadili k práci, vše Vám jde o ruky a najednou si vzpomenete, že si potřebujete zabalit zítřejší oběd. Nebo zavolat kamarádovi. Nebo začít pracovat na jiném úkolu. Teď ale není vhodná doba na kteroukoliv z těchto věcí. Aby Vás i nadále nevyrušovala od práce, mějte po ruce kousek papíru, na který si tyto myšlenky budete zapisovat. Jakmile budete hotovi s prací, které se momentálně věnujete, na lístek se podíváte a můžete se začít věnovat některé z věcí, co jste si zapsali.

5)      Buďte realističtí

Není přímo pravděpodobné, že zhubnete 10kg za měsíc. Nebo že za týden uběhnete maraton. Nebo že do zítřka stihnete udělat celou prezentaci do práce. Když si nastavujeme nerealistické cíle, nejen že už si předem zajišťujeme neúspěch, ale také se připravujeme o motivaci.

Je důležité znát sebe sama a své schopnosti a podle toho si cíle nastavovat. Pokud máme dost času, je dobré si velký úkol rozdělit na více malých podúkolů a tyto případně na ještě menší části. Postupně můžete začít pracovat na jednotlivých částech a kousek po kousku se blížit dokončení. Vyhnete se tak zbytečnému stresu a shonu. Tímto způsobem lze koneckonců dosáhnout i cílů, které se dříve zdály býti nezvladatelnými.

A to byla další várka tipů! Doufáme, že Vám některé pomůžou se o krůček přiblížit k Vašim cílům a opět oceníme vaše komentáře! Budeme se na Vás těšit zase v pátek u posledního dílu.